Di Yuan terdapat sebuah forum digital bernama “Board Discussion”. Hanya karyawan setingkat manajer ke atas yang dapat menjadi anggotanya. Forum itu menghubungkan jajaran manajemen Yuan Holding dan seluruh anak perusahaannya di berbagai negara. Tujuannya bukan sekadar menyampaikan pengumuman, melainkan membangun komunikasi, pertukaran pengetahuan, dan semangat kebersamaan di antara para pengelola perusahaan.
Ketika seorang karyawan baru diangkat menjadi manajer, misalnya, ia akan memperkenalkan diri melalui forum itu. “ Saya baru dipercaya menjadi manajer. Mohon dukungan dan kerja samanya.”
Dalam waktu kurang dari satu minggu, tanggapan berdatangan dari berbagai anak perusahaan. “ Selamat, Bro/sis. Jangan sungkan menghubungi kami jika menghadapi kesulitan. Kami siap membantu. Pesannya datang dari Shanghai, Singapura, Zurich, London, New York, São Paulo, hingga unit-unit operasional yang mungkin belum pernah dikunjunginya. Kalimatnya berbeda-beda, tetapi semangatnya sama, seseorang yang baru menerima tanggung jawab tidak dibiarkan berjalan sendirian.
Kebersamaan itu semakin terasa ketika seorang manajer mengajukan gagasan mengenai produk baru. Ia cukup memaparkan masalah yang ingin diselesaikan, peluang pasar, teknologi yang dibutuhkan, dan perkiraan manfaatnya. Setelah itu, berbagai tanggapan akan muncul. Tim Engineering mengoreksi asumsi teknis. Finance mempertanyakan kebutuhan modal dan arus kas. Risk Management menunjukkan titik kegagalan. Legal mengingatkan masalah regulasi dan hak kekayaan intelektual. Unit bisnis lain menambahkan informasi mengenai pelanggan, pemasok, harga, dan kompetitor.
Bahkan seorang manajer dari anak perusahaan di São Paulo tidak akan sungkan menulis. Jika diperlukan, kami siap mencari data pendukung dari pasar Brasil dan jaringan industri di sekitar kantor kami. Dengan demikian, sebuah gagasan tidak lagi menjadi milik orang yang pertama kali mengusulkannya. Gagasan itu diuji, dilengkapi, dan dikembangkan menjadi pengetahuan bersama.
Board Discussion juga tidak hanya membicarakan peluang bisnis. Manajer personalia pada suatu unit usaha dapat menyampaikan keluhan mengenai struktur gaji, fasilitas karyawan, kesulitan memperoleh tenaga ahli, atau kebijakan yang tidak sesuai dengan kondisi setempat. Masalah tersebut akan mendapat tanggapan dari unit lain yang pernah menghadapi persoalan serupa. Mereka berbagi data, pengalaman, dan jalan keluar tanpa harus menunggu rapat formal dari kantor pusat.
Di sinilah Business Development Group—BDG—memainkan peran penting. Mereka memantau seluruh percakapan di dalam forum, membaca aspirasi, mengidentifikasi pola masalah, dan menangkap gagasan yang memiliki nilai strategis.
BDG tidak sekadar mengumpulkan komentar. Mereka memilah mana yang hanya memerlukan penyelesaian operasional, mana yang menunjukkan kelemahan sistem, dan mana yang dapat berkembang menjadi peluang bisnis baru. Seluruh masukan itu kemudian diolah menjadi bahan kajian bagi manajemen dan Board dalam menyusun kebijakan, memperbaiki proses, serta merancang pengembangan usaha.
Karena itu, Board Discussion bukan sekadar aplikasi komunikasi internal. Ia merupakan sistem saraf organisasi. Informasi dari berbagai negara mengalir menuju satu ruang bersama, lalu diubah oleh BDG menjadi pengetahuan, kebijakan, dan rencana bisnis.
Di Yuan, gagasan tidak harus selalu turun dari ruang direksi. Kadang-kadang masa depan perusahaan justru lahir dari seorang manajer yang berani menulis satu pertanyaan sederhana—dan ribuan kilometer dari tempatnya berada, rekan-rekan yang belum pernah ditemuinya menjawab “ Jelaskan apa yang kamu butuhkan. Kami siap membantu.”